Los gastos capturan dinero gastado por la compañía actual. Asignar un costo a un proyecto cuando pertenece a un trabajo, o dejar el proyecto en blanco cuando apoya el negocio en su conjunto. Las entradas aprobadas alimentan puntos de vista financieros que le ayudan a entender el costo y el margen.
Busque y revise los gastos
Abierta Gastos para revisar los costos activos de la empresa actual. Cada tarjeta reúne los detalles más importantes:
Los gastos del proyecto muestran el proyecto conectado. Costos sin proyecto son etiquetados Gastos de la compañíaMantener la sobrecarga general separada de los costos de trabajo.
Elija la empresa o los gastos de proyecto
Gastos de la compañía
Dejar Proyecto en blanco para alquiler de oficinas, software, seguro, comercialización, servicios públicos y otros gastos de negocios.
Gastos del proyecto
Seleccione un proyecto para materiales, subcontratistas, permisos, equipo, combustible u otro costo atribuible a ese trabajo.
Un gasto aprobado del proyecto contribuye a los gastos totales de ese proyecto, ganancias estimadas, ganancias recolectadas y margen. Los gastos de la compañía permanecen fuera de los totales del proyecto individual.
Elija Cómo Agregar el gasto
Seleccionar Agregar gastosLuego elige el camino que coincide con el disco delante de ti.
La entrada manual está disponible para usuarios que pueden gestionar o enviar gastos. Scan Receipt aparece sólo cuando el escaneo de recibo está incluido en el plan de la empresa y el usuario tiene permiso de escaneo.
Ingrese un gasto manualmente
Complete el formulario con el contexto de contabilidad y empleo del coste:
Seleccionar Guardar gastos después de comprobar los valores. La cantidad debe ser mayor que cero, el impuesto debe ser cero o positivo, y una categoría es necesaria.
Utilice la fecha mostrada en la factura de recibo o vendedor. Los informes financieros colocan los gastos en su rango de fecha seleccionado utilizando esta fecha de gasto.
Elija la categoría correcta
Las categorías hacen útil el análisis de gastos. BuildFlox ofrece un conjunto estándar para cada empresa:
Escoge la categoría que mejor representa el costo en lugar de predeterminar todo a Otro. La clasificación consistente produce totales de categoría más clara en informes y resúmenes de proyectos.
Seleccione o añada un proveedor
El proveedor es opcional, pero ayuda a identificar dónde se gasta el dinero y los costos de los grupos en el informe Análisis de Gastos.
- Abra la lista de proveedores y seleccione un proveedor activo existente.
- Si el vendedor está desaparecido, seleccione Add Vendor.
- Introduzca el nombre de proveedor requerido y el correo electrónico y el teléfono opcional.
- Guardar el proveedor y continuar con él seleccionado.
Los nombres de los proveedores se igualan dentro de la empresa actual sin sensibilidad de caso. Si el mismo nombre ya existe, BuildFlox reutiliza el proveedor existente en lugar de crear un duplicado.
Introduzca el importe y el impuesto por separado
Ingrese el costo pre-tax en Importe y el impuesto del recibo Monto fiscalLas tarjetas de gastos y los totales financieros muestran su valor combinado.
Si el total de recibo ya incluye impuestos, separa el subtotal y el impuesto en sus respectivos campos para que el gasto combinado coincida con la recepción.
Escanear un recibo o facturación del vendedor
Seleccionar Scan Receipt, luego elegir un JPG, JPEG, PNG, WebP, o PDF. BuildFlox analiza el documento y prepara campos de gastos sugeridos.
El recibo subido se almacena en privado para la empresa. El servicio de extracción valida el usuario firmado, la afiliación de la empresa, el derecho del plan y el permiso de exploración antes de analizarlo.
Revisión Cada Campo Sugerido
El escaneado acelera la entrada; no reemplaza la revisión. Compare cada sugerencia con el documento original y corrija cualquier cosa incierta.
- Confirmar la cantidad y el impuesto
- Verificar el número de vendedor y factura
- Compruebe la categoría y la fecha de gasto
- Seleccione el proyecto relacionado o el gasto de la empresa
- Lea cualquier advertencia de extracción
Seleccionar Confirmar gastos sólo cuando el registro es preciso. Nada se convierte en un gasto hasta que confirmes explícitamente la revisión.
Si la extracción automática no está disponible, el recibo permanece disponible y los campos se pueden introducir manualmente antes de la confirmación.
Responder a un posible duplicado
Durante la confirmación de la exploración, BuildFlox compara el registro propuesto con gastos similares utilizando detalles como el proveedor, número de factura, cantidad y fecha.
Revisar
Volver a la pantalla de revisión e inspeccionar el documento y entrar en campos antes de guardar.
Guardar de todos modos
Superar la advertencia sólo cuando ambos costos son gastos separados legítimos.
Una advertencia duplicada es protectora, no un rechazo final. Utilice los registros originales de recibos y proveedores para tomar la decisión.
Comprender los estados de gastos
Un usuario con Administrar gastos crea un gasto aprobado. Un usuario sólo de envío crea un gasto enviado para su revisión. Rechazado y Vacío son estados inactivos mantenidos para fines de auditoría.
Informes de gastos de la empresa, totales de gastos de proyectos, ganancias estimadas y margen excluyen las entradas presentadas, rechazadas y voidas.
Editar o eliminar un gasto
Los usuarios que pueden gestionar los gastos pueden abrir el menú de acción de gastos y elegir Editar para corregir su categoría, proyecto, proveedor, cantidad, impuesto, descripción, número de factura o fecha.
Elija Quitar cuando un gasto ya no debe aparecer en listas activas o totales financieros. Confirmar la eliminación cambia el gasto a Void y mantiene un registro de auditoría; no borra silenciosamente la historia financiera.
Los gastos rechazados o ya facturados no pueden ser editados. La eliminación es segura para repetir y deja el registro inactivo.
Ver gastos en informes y rentabilidad del proyecto
El informe Análisis de Gastos utiliza el rango de fechas seleccionado y los gastos aprobados para mostrar:
Los gastos de proyecto aprobados también aparecen en resúmenes financieros de proyectos y informes de rentabilidad, donde BuildFlox compara los ingresos con los gastos para estimar ganancias y margen.
Los planes comerciales pueden incluir informes autorizados de varias empresas. Las empresas permanecen aisladas operacionalmente; el resumen agrega los totales financieros elegibles sin fusionar sus registros subyacentes.
Planes y permisos de gastos
El acceso a los gastos requiere un plan de empresa con Gestión Financiera. El escaneo recibido y los informes financieros tienen capacidades adicionales del plan.
- Ver gastos — gastos de empresa de revisión y proyectos
- Administrar gastos — crear entradas aprobadas, editar y eliminar
- Presentar gastos — crear entradas presentadas y ver sus propias presentaciones
- Scan Receipts — cargar y revisar recibos o escaneos de facturas
- View Financials - informes financieros abiertos y resúmenes de proyectos
Degradar un plan oculta y bloquea las características financieras sin eliminar los gastos existentes, los recibos o los borradores del escaneo.